Yhteistoimintaelin
Pöytäkirja 14.03.2024/Pykälä 17

Johtoryhmä 04.03.2024 § 35

Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet ovat vuodelta 2016. Hallintosäännön päivitykset on tehty vuoden 2022 alusta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistuksia ja käytänteitä alettiin uudistamaan keväällä 2022 aiemman tilintarkastusyhteisön BDO:n kanssa. Riskiasioiden kehittäminen aktivoitui työsuojelu- ja turvallisuuspäällikön aloittaessa loppukeväästä 2022.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asioiden tilanne Kpedussa on tällä hetkellä seuraava:

-          Uusi ohjeistus on laadittu ja kommenttikierroksen jälkeen saatetaan yhtymähallituksen ja valtuuston kevätkokousten 2024 käsiteltäväksi.

-          Aiemmat Kpedussa käytössä olleet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointilomakkeet on päivitetty. Niitä voidaan käyttää taustalla, mutta käyttöön tulee uudet arviointimenetelmät.

-          Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilannekuvasta tehdään kysely.

-          Riskienhallinnan tiedonhallintaa ylläpidetään intrajärjestelmän lisäksi Pro24-turvallisuusjärjestelmässä sekä vuosi- ja osavuosikatsausten raportoinnissa.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamista tehdään Kpedussa:

-          Tiiviissä yhteydessä talousarvio- ja toimintatavoitteiden asettamisen ja arvioinnin kanssa. Arviot raportoidaan neljännesvuosittain päätöksenteolle.

-          Keväällä ja syksyllä johtoryhmä käy tavoite- ja tuloskeskustelut (TTS) toimialojen ja tulosyksiköiden kanssa, jonka osana ovat riskiarvioinnit.

-          Vastuullisuus-, kestävyys- ja turvallisuustavoitteiden ja -raportoinnin kanssa.

-          Osana esihenkilöiden tehtävävastuita. Hallintosäännössä määriteltyjen viranhaltijoiden lisäksi laadittavassa uudessa toimintasäännössä määritellään laajemman esihenkilötason tehtävät, jolloin samalla tarkentuvat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan uutta ohjeistusta ovat valmistelleet työsuojelu- ja turvallisuuspäällikkö, laskentapäällikkö ja talousjohtaja. Ohjeasiakirja on ulkoasultaan laadittu saavuttavuusperiaatteella.

Oheisaineistona ovat aiemmat ohjeet vuodelta 2016, Uudet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet sekä ehdotus toteutettavasta webrobol-kyselystä.

Päätösehdotus Johtoryhmä päättää toteuttaa esitetyn webrobol-kyselyn ja merkitsee lähetekeskusteluna tiedoksi uudet Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeet. Ohjeluonnos saatetaan lausunnolle palvelualueille, YT-ryhmälle ja tarkastuslautakunnalle. Lausuntokierroksen jälkeen asia käsitellään johtoryhmässä ja saatetaan yhtymähallituksen ja valtuuston käsiteltäväksi.             

Päätös Merkittiin tiedoksi Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeluonnos sekä päätettiin hyväksyä päätösehdotuksen muut toimenpiteet.

Yhteistoimintaelin 14.03.2024 § 17

79/00.01.04.00/2021

Johtoryhmä päätti 4.3.2024 kokouksessaan saattaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeluonnoksen lausunnolle yt-ryhmään.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje on oheisaineistona.

Päätösehdotus YT-ryhmä antaa lausunnon sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjeesta, jonka jälkeen se siirtyy jatkokäsittelyyn johtoryhmään, yhtymähallitukseen ja yhtymävaltuustoon.

Päätös YT-ryhmän jäsenet ovat tutustuneet sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjeeseen, joka siirtyy johtoryhmään, hallitukseen ja valtuustoon jatkokäsittelyyn.